Gérer votre équipe offshore

Vous avez décidé que l’externalisation était dans le meilleur intérêt de l’entreprise et avez embauché une équipe offshore. Le contrat est signé, le SLA est soigneusement élaboré, la période de transition est terminée – le fournisseur a commencé à travailler. Mais que se passe-t-il maintenant ? Avez-vous perdu le contrôle ? Comment gérer un projet d’externalisation ? Comment maintenir l’intérêt de votre équipe offshore pour votre projet ? Qu’est-ce qui les motivera à vous fournir un service de premier ordre ?

Avant de plonger dans un cas concret, passons à nouveau en revue toutes les étapes mentionnées ci-dessus qui précèdent la gestion de l’équipe elle-même. Alors…

Conseils pour travailler avec une équipe offshore

Premièrement, le client doit avoir une personne responsable de la réalisation d’une idée. Généralement, ce rôle est occupé par le Chief Technical Officer (CTO) ou par le Chief Executive Officer (CEO) en personne. Il existe une condition préalable essentielle au succès d’un projet d’externalisation : le client, avant de se jeter sur l’entreprise d’externalisation offshore, doit savoir avec certitude ce qu’il veut. Il ne s’agit pas pour le client d’avoir une spécification ou une demande super détaillée, mais au moins de mettre son idée en mots.

Deuxièmement, du côté du fournisseur, il serait préférable de fournir au client un analyste d’affaires (BA) compétent sur le plan technologique et axé sur l’économie. Un tel expert saura saisir l’idée du client et la transmettre à l’équipe de développement. En règle générale, il n’y a pas de difficulté à ce stade pour la portée et l’estimation, si les principes sont clairs, les normes sont convenues et le budget est approuvé, avant tout par le client lui-même au préalable. Ainsi, la portée, l’estimation et le processus de gestion ne sont pas aussi sophistiqués qu’il y paraît, et tout cela est assez simple à maintenir.

Troisièmement, en règle générale, du côté du fournisseur de services offshore, un groupe de travail est formé et dirigé par un chef d’équipe (TL) ou un chef de projet (PM) dont la tâche est de surveiller les activités de l’équipe et de tenir des registres. Ces personnes effectuent des inspections régulières de la conformité aux obligations contractuelles et au niveau de service, et contrôlent également l’introduction des changements.

En communiquant avec les clients, vous entendez souvent la crainte qu’en impliquant un sous-traitant, il puisse être difficile de gérer un processus qui ne vous appartient plus. À première vue, cela peut effectivement sembler ainsi. Mais qui conduit réellement une voiture – le conducteur ou le client ? Le client dispose toujours d’outils assez efficaces pour gérer la relation avec le sous-traitant – imposer une amende, révoquer une licence et ruiner la réputation de l’entrepreneur sur le marché. Et si vous regardez de plus près l’externalisation, vous y trouverez beaucoup plus d’outils que de leviers pour gérer une équipe externalisée. Que vous soyez aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Canada, en Australie ou en Irlande, le développement logiciel offshore peut se dérouler sans heurts avec la bonne approche.

Quoi qu’il en soit, les menaces et les leviers ne sont pas la manière dont les équipes techniques sont gérées ; établir des relations étroites et solides avec votre nouvelle équipe d’externalisation est crucial pour le succès de votre entreprise. C’est une pratique courante pour les entreprises d’externaliser des tâches ou des projets spécifiques afin de réduire les coûts. Ainsi, avant de vous lancer avec votre nouvelle équipe offshore, rappelez-vous que le coût abordable n’est qu’une partie de l’équation, et que s’intégrer à l’équipe est un fait, car la qualité d’un résultat livré dans les délais et dans le respect du budget est directement proportionnelle à leur satisfaction dans la réalisation des exigences de votre entreprise. Traitez votre équipe interne et votre équipe offshore comme une seule. Passez du temps à connaître l’équipe avec laquelle vous allez travailler. N’oubliez pas de montrer votre respect, car ce n’est pas juste un simple fournisseur avec lequel vous faites affaire, mais une partie intégrante de votre succès.

En plus des conseils mentionnés ci-dessus, voici quelques éléments supplémentaires qui assureront et amélioreront la gestion de votre équipe offshore :

Exigez de solides compétences en anglais.

Pour vous assurer que votre idée et vos responsabilités sont comprises et que tout le monde sait quel est le résultat attendu dès le départ, assurez-vous d’établir une communication claire et sans entrave.

L’anglais est la langue mondiale des affaires. Par conséquent, qu’ils travaillent au développement ou au traitement des données, exigez de solides compétences linguistiques de la part du personnel de gestion afin de saisir toutes les nuances et d’éviter les malentendus possibles.

Établissez un réseau de communication solide

Faites-leur sentir qu’ils sont assis à côté de vous. Utilisez l’e-mail et Skype, ou des messagers d’entreprise basés sur le cloud comme Slack, qui regorgent de fonctionnalités intéressantes (appels et e-mails, partage de fichiers, messagerie directe, canaux privés) pour maintenir une communication fluide avec une équipe à distance en temps réel. Pour tirer le meilleur parti de votre équipe, collaborez avec eux via toutes ces commodités.

De plus, vous pouvez organiser des réunions en ligne régulières afin d’augmenter la productivité de l’équipe en définissant des objectifs, en partageant des idées et des informations, en passant en revue le travail effectué et en développant des stratégies. Une telle communication établit un terrain d’entente entre le personnel interne et offshore, déployant des intérêts et des objectifs communs afin que chacun comprenne la vision globale du projet.

Soyez strict sur le suivi et la transparence

Tout d’abord, toute entreprise de développement externalisé doit vous fournir un flux de travail détaillé. Chaque processus doit être absolument transparent, et sur cette base, vous devriez comprendre comment le cycle se déroule, de la conception d’une idée à l’étape de production.

Ensuite, vous devez vous assurer d’une infrastructure de développement efficace. Ici, l’efficacité est comprise comme un système de communication unifié, qui englobe des aspects tels que la gestion de projet, les connaissances de base et un lieu pour la correspondance/les discussions. Tout doit être centralisé au même endroit, de sorte que vous, en tant que client, puissiez, à tout moment, accéder à l’information. Vous devez vivre dans un monde de prestataires. Donc, évidemment, vous avez besoin d’un outil pour vous aider à accomplir vos tâches et à rester en phase avec l’équipe.

Les outils de productivité tels que JIRA, Asana, ReQtest, Trello, Fossil, Basecamp, etc. sont parmi les meilleurs outils du marché pour une gestion de projet décente. Quel que soit l’outil que vous choisissez, il réduira les frictions, améliorera la communication et documentera la progression du projet.

La transparence d’un système de suivi des problèmes permet aux clients et aux constructeurs d’être tenus responsables de l’achèvement des tâches et permet au projet d’avancer rapidement grâce à la méthodologie agile envisagée. Au-delà de l’approche des cartes sur un tableau, qui était efficace il y a des décennies, il existe des approches innovantes basées sur des outils au sein de ces trousses à outils logicielles, qui sont plus appropriées pour gérer des équipes offshore. Un système de suivi des problèmes offre un moyen simple de documenter les tâches, d’attribuer la personne responsable et de visualiser l’état d’avancement. Une fois le système intégré à votre environnement de gestion de projet, toute la documentation et les communications relatives au projet sont centralisées pour offrir une transparence totale sur l’état du projet.

Utilisez la science de la punition

Comme on dit, une personne qui ne fait pas d’erreurs est peu susceptible de faire quoi que ce soit. Donc, ne vous fâchez pas si vous recevez un rapport d’échec, ou si quelque chose a mal tourné. La méthode par essais et erreurs est toujours d’actualité. Mais il y a des situations où des erreurs auraient pu être évitées si les bonnes actions avaient été prises, mais qu’elles ne l’ont pas été pour une raison quelconque. Néanmoins, ce n’est pas une raison pour s’emporter, car vous risquez en fait de provoquer un épuisement psychologique et émotionnel de votre partenaire. Et ce qui est plus important, agir ainsi est le moyen le moins efficace de résoudre le problème. Laissez les émotions de côté, concentrez-vous sur la situation et une discussion constructive sur la manière de la résoudre de manière optimale. Et les vrais leaders n’humilient jamais les autres pour leurs erreurs, ils les aident toujours à en tirer une bonne leçon.

Impliquez-les !

Fournissez autant d’informations que possible aux membres de l’équipe offshore. Éduquez-les sur votre organisation, votre entreprise et vos attentes. Si vous ne faites pas confiance au partenaire, s’inquiétant continuellement de ce qu’il fait, alors vous perdez votre concentration et l’efficacité de votre réflexion est nulle. Engagez uniquement des personnes et des entreprises en qui vous avez confiance.

Vous devez avoir confiance qu’ils travailleront dur et feront ce qui est le mieux pour vous et votre produit. Il est sans aucun doute important que les membres de l’équipe à distance sentent que leur contribution est précieuse et qu’ils ont la confiance nécessaire pour prendre des décisions basées sur leur expérience professionnelle lors de la mise en œuvre. Soyez généreux en respect et n’oubliez pas de demander l’avis des ressources offshore, ce qui les fera certainement se sentir engagés dans le projet et exprimer des idées utiles qui peuvent améliorer vos processus. Encouragez-les à poser des questions et donnez-leur des réponses irréfutables.

Tenez des registres !

Il n’y a rien d’amusant à maintenir la documentation, c’est ennuyeux et agaçant, c’est pourquoi cela est souvent négligé, en considérant que la documentation peut être bâclée, que l’on peut tout résoudre par la discussion, mais non ! La documentation en cours est une étape essentielle de l’ensemble du projet qui doit être réalisée. Les exigences des parties prenantes doivent être documentées de manière détaillée, claire et limpide. Aucune ambiguïté n’est permise ici.

Vous devez décrire la logique métier, spécifier l’API. De plus, établissez une règle de copropriété des documents – par exemple, la spécification de l’API pour l’application mobile a été développée par vous, mais l’entrepreneur a le droit de demander des modifications à cette documentation. Il ne devrait pas y avoir de désir explicite d’avoir tous les documents sous contrôle. De plus, il est important de tenir un registre des communications entre les membres de l’équipe et les parties prenantes, contenant les problèmes discutés, les conclusions atteintes, les décisions prises. Ces informations peuvent être analysées après le projet pour déterminer s’il existait de meilleures options/solutions pour une tâche spécifique, et le cas échéant, utiliser ces connaissances dans de futurs projets similaires.

Félicitez les succès et soyez généreux en compliments

Les compétences relationnelles ne doivent jamais être négligées ! L’éloge… cette technique de constitution d’équipe est essentielle dans toute routine quotidienne, et certainement dans le processus de travail. La louange est un instrument avec l’aide duquel vous pouvez commencer à établir un contact positif avec les travailleurs. La louange n’est pas seulement une libération émotionnelle, mais aussi une opportunité d’obtenir des retours de la part de la personne que vous félicitez. Saisissez toutes les occasions de récompenser l’équipe. Toute reconnaissance est une motivation simple, sans coût et efficace sur la voie de votre succès commercial.

Et il y a encore plus à apprendre !

Compte tenu de tous les faits ci-dessus, nous devrions dire que chez Redwerk, nous respectons toutes les valeurs de flexibilité, de transparence et d’intégrité professionnelle. Notre expertise est prouvée par 13 années de travail acharné, d’auto-analyse et d’autocritique constantes afin d’atteindre l’auto-amélioration et la reconnaissance de nos clients du monde entier.

Nous travaillons sur la base du modèle “Temps et Matériaux” (Time & Material), et ainsi :

• nous conservons une portée de travail dynamique,
• nous offrons une grande réduction des risques,
• nous donnons aux clients la possibilité de dépenser leur argent uniquement sur les fonctionnalités dont ils ont besoin maintenant, et non sur celles dont ils avaient besoin lors de la signature du contrat,
• nous soumettons des retours rapides afin d’entreprendre des corrections de trajectoire rapides lorsque nécessaire,
• nous préservons la transparence du processus et la possibilité pour le client de contrôler le processus.

En plus de cela, nous sommes fiers de dire que notre équipe est un réservoir de professionnels dotés de compétences techniques et relationnelles, dirigés par des chefs d’équipe et des chefs de projet expérimentés. Pour vous faire participer au projet, vous serez présenté à l’équipe de développement afin que vous vous sentiez du même côté de la barricade, car pourquoi ne pas parler directement à votre équipe ?

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