URS Workflow Automation

Entreprise

Utility Revenue Services (URS) est une société de conseil en services publics qui audite les fournisseurs tiers de facturation des services publics, dont le seul objectif est l’optimisation des revenus.

Les immeubles d’habitation ou les communautés consomment beaucoup d’eau, d’égouts et d’autres services publics. Cette responsabilité peut être répercutée sur les résidents de ces communautés. Les propriétaires de ces communautés contractent généralement des fournisseurs tiers pour facturer aux résidents leur part de l’eau, des coûts d’égouts, etc. Cependant, les fournisseurs de facturation font souvent des erreurs, ce qui entraîne des facturations insuffisantes pour les résidents.

URS est une société de conseil engagée par les propriétaires d’appartements de la communauté (clients d’URS) pour auditer les pratiques du fournisseur de facturation et faire des recommandations sur la manière d’améliorer le processus. Ces recommandations entraînent souvent une augmentation significative du montant facturé aux résidents pour les services publics. Pour le propriétaire de la communauté, cela augmente les revenus. Selon le modèle économique d’URS, les revenus supplémentaires sont ensuite partagés entre eux et le propriétaire de la communauté.

Défi

Le client utilisait une application de bureau personnalisée depuis de nombreuses années. Lorsqu’il est devenu évident qu’il était temps de moderniser ce système, URS a contacté Redwerk pour en prendre la charge. L’application existante avait une interface obsolète et n’était pas très conviviale. Elle ne fonctionnait que sur les systèmes d’exploitation Windows et nécessitait une installation. L’idée de la nouvelle application était d’avoir une interface moderne et pratique, plus facile à utiliser et extensible avec des fonctionnalités supplémentaires à l’avenir.

Nous avons reçu l’application de bureau (URS Explorer) que le personnel d’URS utilisait, ainsi que son code source. Il s’agissait d’une application conçue exclusivement pour un usage interne. Elle était implémentée en utilisant .NET avec une base de données SQL, et les rapports étaient créés sous forme de feuilles de calcul XLS.

Dans le cadre de ce développement d’application de bureau, les tâches de Redwerk étaient les suivantes :

• Recréer l’application de bureau en une application web dans le cloud, la rendant accessible de n’importe où et depuis n’importe quel appareil, sans nécessiter d’installation. La nouvelle application devait être conçue pour être utilisée par plusieurs utilisateurs simultanément, et pour mettre à jour toutes les données en temps réel.
• Migrer les données avec précision depuis la base de données MSSQL tout en maintenant son intégrité.
• Implémenter une nouvelle fonction permettant d’exporter des factures complètes au format PDF en un clic.
• Ajouter les nouveaux onglets suivants :
  1. Centre de rapports
  2. Résumé client
  3. Suivi des créances
  4. Outils d’administration
• Mettre en œuvre une plateforme pour les alertes/rappels/avis de suivi à différents niveaux, similaire aux alertes utilisées dans Microsoft Outlook.
• Intégrer de nouveaux types de rapports :
  1. Rapport sur les opportunités ouvertes. Affiche les opportunités qui ont été saisies dans la base de données mais qui n’ont jamais été activées ou seulement partiellement mises en œuvre.
  2. Rapport sur les performances client/communauté. Rapports mensuels pour les clients d’URS afin de montrer les progrès réalisés.
  3. Rapport sur le terme restant du contrat.
• Implémenter de nouvelles fonctionnalités pour les données de facturation et de clients :
  1. Mise en évidence des nombres négatifs dans les factures
  2. Indication des éléments inactifs et inutilisés
  3. Remplacement des taux de commission par les termes du contrat et ajout de compteurs de termes de contrat
  4. Ajout d’acronymes pour les clients et leurs propriétés

L’objectif principal de ce logiciel est l’automatisation des flux de travail liés à l’audit et aux statistiques d’URS. Il a été créé pour résoudre les besoins commerciaux de l’entreprise en suivant les recommandations qui augmentent les revenus des communautés d’appartements des clients en automatisant la gestion des données pour le suivi des recommandations de mois en mois, en générant des factures mensuelles pour les clients qui incluent un tableau avec les détails des revenus supplémentaires correspondant à cette période.

Solution

Pour implémenter le service web, nous avons utilisé une combinaison de Java, Tomcat et MySQL. Pour nous simplifier la tâche, nous avons eu recours à la technologie DWR (Direct Web Remoting), qui permet au code exécuté dans un navigateur web d’utiliser les fonctions Java sur un serveur web comme si ces fonctions étaient exécutées dans le navigateur.

La conception de la nouvelle application a été préparée par nos concepteurs UI/UX, puis approuvée par le client. Les fonctions logiques ont été séparées de l’interface utilisateur afin que le codage puisse être achevé dans les meilleurs délais. La conception a suivi un concept minimaliste.

Pour générer les factures en PDF, nous avons utilisé l’application Java Formatting Objects Processor¸ une solution logicielle open-source très pratique.

Le convertisseur pour la migration des données a été conçu comme un module distinct lancé au sein de l’application existante, ce qui a grandement simplifié le processus de migration. Un détail intéressant était que l’application de bureau contenait des formules qui étaient calculées à l’aide de fichiers Excel externes. Nous avons utilisé Apache POI pour réaliser une fonction similaire avec des bibliothèques Java « pures » pour lire et écrire des fichiers Microsoft Office.

Une autre tâche difficile et intéressante a été de créer une vue web pour présenter toutes les données dans une disposition pratique. Le client s’était habitué à travailler sur l’application de bureau, nous avons donc essayé de créer une vue web qui lui serait familière d’une manière ou d’une autre.

Pour tester l’application, nous avons essayé de nous mettre à la place des employés d’URS et de voir comment elle se comporterait dans des scénarios réels. Il s’agissait d’une application qui utilisait des calculs assez lourds et des termes spéciaux, ce qui représentait un défi considérable. Nous avons tout de même utilisé l’application de bureau d’origine pour tester la logique métier, en comparant les valeurs calculées par notre solution à celles calculées par le logiciel hérité (legacy). L’intégrité des données, c’est-à-dire l’exactitude et la cohérence des données tout au long de leur cycle de vie, était l’un des aspects les plus importants à considérer. En cas de corruption des données, l’application serait totalement inutile.

Afin d’étendre les fonctionnalités du logiciel, il a d’abord fallu étendre l’interface utilisateur existante. Beaucoup d’attention a dû être portée à la facilité d’utilisation et à l’uniformité du style. En utilisant une architecture de projet très flexible, nous avons rendu l’ajout de nouvelles fonctionnalités facile.