Les meilleurs outils que les chefs de projet utilisent pour le travail à distance en 2024 : édition Redwerk

La pandémie de coronavirus a ébranlé le monde entier, poussant les entreprises à chercher des moyens de transférer toutes leurs opérations en ligne sans diminuer la productivité de leurs employés ni leurs marges bénéficiaires. Les entreprises qui n’avaient pas déjà mis en place une politique de travail à distance étaient parmi les moins préparées à un tel événement. Beaucoup d’entre elles sont encore en train de synchroniser tous leurs départements et de s’assurer que les employés peuvent accéder à toutes les ressources vitales. Quant à Redwerk, la nature de notre activité suppose une communication avec des clients internationaux qui peuvent nous confier en toute confiance le développement d’un produit de A à Z ; par conséquent, toute l’interaction se déroule en ligne. De plus, l’équipe de Redwerk est répartie entre deux villes : un bureau à Kyiv et un autre à Zaporizhzhia. Avec 15 ans d’expérience sur le marché informatique, nous avons assuré une coopération fluide entre les équipes et atteint une efficacité maximale dans les processus de travail quotidiens, que ce soit en télétravail ou au bureau.

Dans cet article, nous avons rassemblé les outils que nos chefs de projet (PM) utilisent pour fournir une assistance rapide tant aux clients qu’à l’équipe de livraison. Bien que tout le monde n’ait pas forcément besoin d’une multitude d’applications pour rester professionnel, il est toujours bon de connaître les alternatives les plus populaires qui automatisent les tâches répétitives, font gagner du temps et unissent l’équipe.

Comment les chefs de projet de Redwerk perçoivent le travail à distance pendant la quarantaine

Les employés de Redwerk sont habitués au travail à distance : ceux qui travaillent pour l’entreprise depuis au moins un an pouvaient travailler à domicile une fois par semaine ou un mois par an. Actuellement, il n’y a aucune restriction sur les journées de travail à domicile ; par conséquent, les Redwerkers peuvent travailler à distance autant qu’ils le souhaitent. Bien que la pratique du télétravail se soit avérée fructueuse, rester chez soi de son plein gré et être contraint de travailler à distance pendant une période prolongée sont deux scénarios complètement différents. Nous voulions savoir ce que nos employés pensaient du travail pendant le confinement ; par conséquent, nous avons mené une mini-enquête. Voici quelques-unes des réponses les plus sincères et descriptives :

Jemma, Cheffe de projet chez Redwerk

Mariia, Cheffe de projet chez Redwerk

Marina, Cheffe de projet chez Redwerk

Dans l’ensemble, les employés de Redwerk n’ont pas eu beaucoup de difficultés à accomplir leurs devoirs professionnels depuis chez eux ; cependant, il existe un certain niveau de détresse psychologique lié au fait de rester dans le même environnement pendant une période prolongée. L’équipe Redwerk maintient une excellente productivité et une bonne santé mentale en utilisant des techniques courantes de réduction du stress – faire de l’exercice, écouter de la musique et se divertir après le travail.

Outils les plus populaires pour le travail à distance parmi les chefs de projet de Redwerk

Les outils utilisés par les chefs de projet peuvent dépendre de la niche commerciale et de la portée du projet lui-même. Nous avons demandé aux chefs de projet de Redwerk quels outils ils utilisent dans leurs opérations quotidiennes, et ils ont tous convenu des essentiels mentionnés ci-dessous. Bien que cette liste ne couvre pas tous les outils de gestion de projet existants, c’est une trousse pratique pour les débutants comme pour les experts chevronnés.

Documentation

Aspects
techniques

Planification et suivi de projet

Travail avec
les données et les fichiers

Communication

Planification et suivi de projet

Parmi les toutes premières étapes que franchit chaque chef de projet figurent la définition de la portée d’un projet, la création d’un calendrier des tâches, la priorisation des tickets et leur attribution à des professionnels dont les compétences correspondent parfaitement aux exigences données. L’art de la planification appropriée est quelque chose que beaucoup de gens souhaitent maîtriser, quelle que soit leur profession, car c’est la clé pour respecter les délais et rester organisé en général. Les chefs de projet chez Redwerk savent comment gagner la confiance des clients et mener à bien des projets de complexité variée.

Jira est un outil de gestion de projet pour les équipes agiles. De nombreuses agences de développement logiciel utilisent Jira car il a été initialement conçu exclusivement pour les spécialistes de l’informatique. Cependant, d’un outil de suivi des bugs et des problèmes, il est devenu un système d’exploitation pour le travail inter-départemental. Nos chefs de projet l’utilisent pour :

• Créer des tickets pour les épics, les stories, les tâches et les sous-tâches ;
• Prioriser les tâches ;
• Distribuer les missions au sein de l’équipe ;
• Suivre les performances individuelles et collectives ;
• Suivre les progrès étape par étape en consultant les journaux ;
• Identifier les personnes ayant l’expertise pour résoudre un problème particulier ;
• Enregistrer les heures de travail consacrées à l’accomplissement d’une tâche.

• Gratuit (jusqu’à 10 utilisateurs, 2 Go de stockage de fichiers, fonctionnalités limitées), 0 € pour toujours ;
• Standard (jusqu’à 5000 utilisateurs, 250 Go de stockage de fichiers, fonctionnalités étendues), 7 € par utilisateur par mois ;
• Premium (jusqu’à 5000 utilisateurs, stockage illimité, fonctionnalités complètes), 14 € par utilisateur par mois.

Trello est un outil de gestion de projet adapté à la gestion des tâches personnelles et professionnelles. La fonctionnalité principale est similaire à celle de Jira ; cependant, l’approche de gestion des tâches est différente : au lieu de tickets, on crée des listes avec des cartes qui peuvent être déplacées sur le tableau. Trello possède une interface utilisateur visuellement attrayante et des modèles prêts à l’emploi servant de guides pour la création de listes. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Trello pour la planification personnelle afin d’assurer un équilibre entre le travail et les loisirs. Les fonctions principales de Trello comprennent :

• Créer un tableau avec des listes et des cartes ;
• Développer la description des cartes avec des checklists et des pièces jointes ;
• Définir des échéances pour chaque tâche avec des rappels personnalisés ;
• Ajouter des membres au tableau à la carte ;
• Copier, déplacer, archiver des cartes.

• Gratuit (10 tableaux d’équipe, 1 tableau power-up, 10 Mo par pièce jointe, automatisation simple), 0 € pour toujours ;
• Business class (tableaux d’équipe et power-up illimités, 250 Mo par pièce jointe, automatisation améliorée), 12,50 € par utilisateur par mois ;
• Enterprise (tableaux d’équipe et power-up illimités, 250 Mo par pièce jointe, automatisation complète, fonctionnalités d’administration et de sécurité avancées), 20,83 € par utilisateur par mois.

Azure DevOps est une plateforme SaaS de Microsoft conçue pour synchroniser les équipes de développement et d’exploitation et faciliter le processus de développement, de test et de publication de solutions logicielles. Sa gamme de services est assez large ; cependant, les chefs de projet traitent principalement avec Azure Boards. Certains de nos clients préfèrent travailler avec Azure DevOps plutôt qu’avec Jira ; par conséquent, notre équipe a acquis de l’expérience avec cet outil. Il permet de :

• Construire un tableau Kanban ;
• Fournir des exigences complètes pour chaque tâche : boîte de description, critères d’acceptation, priorité, points d’histoire, étiquettes, tâches parentes/liées, téléchargement de fichiers, options de partage, etc. ;
• Gérer les backlogs et les sprints ;
• Suivre le travail grâce aux requêtes ;
• Compiler un tableau de bord visuellement attrayant pour chaque projet.

• Gratuit (un an de services gratuits populaires, 200 $ de crédit pour explorer Azure pendant un mois, 25 services toujours gratuits) ;
• Calculateur de prix (le prix dépend du nombre d’utilisateurs, du plan tarifaire et des fonctionnalités supplémentaires.

Airtable est une feuille de calcul et une base de données super personnalisable. Au lieu de tickets ou de listes, Airtable propose des bases qui contiennent plusieurs tables. Ces tables peuvent être formatées en fonction des spécificités du projet. Nos chefs de projet utilisent Airtable pour surveiller la charge de travail des développeurs, des ingénieurs QA et des designers, ce qui aide à distribuer efficacement les ressources. Ils l’utilisent également pour systématiser et stocker toutes les informations vitales sur les clients, les projets et les membres de l’équipe. Les fonctionnalités les plus importantes du logiciel sont les suivantes :

• Options de visualisation pratiques (grille, calendrier, galerie, Kanban) ;
• Types de champs riches (cases à cocher, listes déroulantes, notes longues, liens vers d’autres tables) glisser-déposer de pièces jointes ;
• Outils de visualisation puissants (divers types de graphiques, concepteur de pages, explorateur de modèles 3D) ;
• API robuste (Mailchimp, Instagram, Zapier, Evernote, et bien d’autres) ;
• Réponses synchronisées sur différentes plateformes ;
• Outils de communication intégrés (visioconférence, SMS) ;
• Suivi du temps et horloge mondiale.

• Gratuit (1200 enregistrements, 2 Go de stockage, historique de révision de 2 semaines, fonctionnalités limitées), 0 € ;
• Plus (5000 enregistrements, 5 Go de stockage, historique de révision de 6 mois, fonctionnalités étendues), 12 € par utilisateur par mois ;
• Pro (50 000 enregistrements, 20 Go de stockage, historique de révision d’un an, fonctionnalités avancées), 24 € par utilisateur par mois ;
• Enterprise (50 000+ enregistrements, 1000 Go de stockage, historique de révision de trois ans, fonctionnalités complètes), tarif personnalisé.

Notes et Rappels d’Apple sont indispensables pour ceux qui ont des idées brillantes en rentrant chez eux, pendant une séance de gym ou lors d’un trajet au travail. Pour s’assurer que leurs idées survivent aux défis de la journée et parviennent au tableau de discussion, nos chefs de projet prennent des notes dans l’application Notes et activent des rappels pour être à l’heure aux conférences téléphoniques et résoudre rapidement les problèmes mineurs qui pourraient ralentir les progrès s’ils sont laissés sans surveillance. Il existe également des applications similaires pour les utilisateurs Android, telles que Evernote ou Todoist.

Documentation

La documentation des processus métier est une partie intégrante des opérations d’une entreprise. Sans flux de travail, politiques d’entreprise et règles clairement définis, les employés ne pourront pas travailler en synchronisation. De plus, le processus d’intégration des nouveaux employés sera plus efficace si les nouveaux venus peuvent facilement trouver toutes les informations vitales stockées en un seul endroit. Les chefs de projet sont les personnes qui mettent à jour la documentation de l’entreprise, ajoutent des entrées pertinentes, des feuilles de triche, des FAQ et du matériel pédagogique pour leurs collègues. À ce titre, ils ont besoin d’un outil facilement accessible et offrant des options d’édition et de partage pratiques.

Confluence est un logiciel de collaboration conçu pour stocker, ajouter, modifier et partager des informations vitales entre les différents départements d’une entreprise. En d’autres termes, c’est une plateforme cloud qui permet aux entreprises de construire une base de partage de connaissances évolutive. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Confluence pour documenter toutes les informations sur les projets qu’ils gèrent, telles que les portraits des clients, les spécifications des projets et les notes de réunion. Avec le temps, nos chefs de projet mettent à jour le matériel existant et informent leurs collègues des changements. Voici les principaux avantages de l’outil :

• Accès facile à l’information grâce à la recherche avancée ;
• Contenu riche (notes de réunion, sondages, articles de blog, tutoriels, exigences produit, etc.) ;
• Option d’aperçu de page ;
• Options de partage et de notification pratiques ;
• Fonctionnalité « Enregistrer dans les favoris » ;
• Système multiplateforme.

• Gratuit (jusqu’à 10 utilisateurs, 2 Go de stockage de fichiers, fonctionnalités limitées), 0 € pour toujours ;
• Standard (jusqu’à 5000 utilisateurs, 250 Go de stockage de fichiers, fonctionnalités étendues), 5 € par utilisateur par mois ;
• Premium (jusqu’à 5000 utilisateurs, stockage illimité, fonctionnalités complètes), 10 € par utilisateur par mois.

Alternatives pour la documentation : Nuclino, Slite, Notion, Kipwise, Bookstack

Aspects techniques

Outre des compétences organisationnelles et de communication bien développées, les chefs de projet dans les entreprises informatiques doivent faire preuve d’un certain savoir-faire technique. En tant que facilitateurs du processus de développement, les chefs de projet passent beaucoup de temps à communiquer avec les clients, à clarifier les exigences du projet et à rechercher des solutions commerciales appropriées. Ils doivent être sur la même longueur d’onde que les clients et les développeurs, et leur expertise technique joue souvent un rôle décisif pour fidéliser un client.

Wappalyzer est un logiciel qui permet aux chefs de projet d’identifier les technologies utilisées sur un site web particulier. Wappalyzer peut reconnaître les bibliothèques front-end, les API, les CMS, les CRM, ainsi que divers outils de marketing et d’analyse. Savoir quel type de logiciels utilisent les leaders du marché dans différentes industries aide à se tenir au courant des tendances technologiques utilisées dans la vie réelle. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Wappalyzer pour se préparer aux réunions avec des clients qui donnent peu ou pas de détails sur la pile technologique qu’ils ont utilisée pour construire un produit, mais qui attendent néanmoins des estimations, même approximatives, de la portée du projet. Les fonctionnalités qui rendent Wappalyzer utile et pratique sont les suivantes :

• Recherche de technologie (sur le site web donné) ;
• Recherche de technologie en masse (sur plusieurs sites web simultanément) ;
• Ensembles de données (création d’une liste de sites web utilisant les technologies sélectionnées) ;
• API ;
• Alertes (réception de notifications sur les changements dans la pile technologique des sites web donnés).

TestFlight est une application qui facilite grandement les tests bêta des produits iOS. Tout ce dont les testeurs bêta ont besoin est d’installer l’application, d’accepter le lien d’invitation du développeur et de suivre les instructions de l’application. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Testflight pour des tests bêta rapides et pour vérifier les dernières mises à jour logicielles. Voici les fonctionnalités principales de l’application :

• Période de test de 90 jours ;
• Liens d’invitation par e-mail et publics (pour les testeurs internes et externes) ;
• Page d’informations de test avec des instructions sur les fonctionnalités à tester ;
• Diverses plateformes Apple : iPhone, iPad, Apple TV ;
• Jusqu’à 100 testeurs internes ;
• Jusqu’à 10 000 testeurs externes ;
• Plus de 30 langues disponibles.

Alternatives pour les aspects techniques : BuiltWith, WhatRuns, TestFairy, UserTesting, WhatCMS

Travail avec les données et les fichiers

Créer des tickets, rédiger de la documentation, préparer des réunions, créer des diapositives de présentation – toutes ces tâches quotidiennes impliquent de travailler avec des données et des fichiers. Parfois, gérer plusieurs projets peut être frustrant, surtout si les informations sont dispersées dans différents dossiers. Cependant, les chefs de projet expérimentés savent comment organiser leur espace de travail pour atteindre une productivité et une efficacité maximales. Comme il n’y a pratiquement aucune tâche qu’un chef de projet puisse accomplir sans s’appuyer sur des données et des aides visuelles, cette section d’outils est la plus longue.

Google Docs est un outil essentiel pour la création de contenu écrit, qu’il s’agisse d’un e-mail, d’une étude de cas, d’un article technique ou simplement d’un long message. Ce qui rend Google Docs plus pratique que d’autres éditeurs de texte, c’est qu’il est basé sur le cloud et qu’il enregistre automatiquement toutes les modifications, ce qui évite la perte de données lorsque votre batterie meurt ou que votre logiciel plante. De plus, Google Docs présente les avantages suivants :

• Versions multiples dans un même fichier ;
• Options de partage de fichiers ;
• Notifications par e-mail instantanées sur les réponses aux commentaires ou toute modification du fichier ;
• Mode hors ligne ;
• Correcteur grammatical et orthographique ;
• Add-ons et extensions (tels que Grammarly, SEMrush).

gratuit pour un usage personnel
fait partie du package G Suite pour les entreprises

Google Sheets est un outil conçu pour travailler avec des chiffres, des listes ou toute autre donnée nécessitant une catégorisation et une analyse. Il possède des fonctionnalités similaires à celles de Google Docs, ce qui signifie qu’il enregistre automatiquement toutes les modifications ; cependant, les informations sont entrées dans une feuille de calcul au lieu d’un fichier texte. Les chefs de projet chez Redwerk trouvent Google Sheets particulièrement utile pour les tâches qui nécessitent une collaboration, lorsque chaque membre de l’équipe doit contribuer au fichier. Par exemple, nos chefs de projet peuvent travailler sur une demande d’estimation de projet d’un client. Dans ce cas, ils ont besoin des réponses de tous les membres de l’équipe concernant les heures, les technologies et les solutions alternatives pour répondre à un besoin commercial. Google Sheets permet à chacun de travailler facilement dans un seul fichier grâce à ses options de partage avancées. Voici la liste de ses fonctionnalités principales :

• Versions multiples dans un même fichier ;
• Outils de formatage avancés pour les graphiques et les diagrammes ;
• Formules intégrées ;
• Modèles prédéfinis (liste de tâches, emploi du temps, chronologie de projet, tableau de bord d’analyse, avantages et inconvénients, et bien plus encore) ;
• Options de partage de fichiers ;
• Mode hors ligne ;
• Accès multiplateforme (téléphone, tablette, ordinateur) ;
• Conversion de fichiers (Excel vers Doc, et vice versa).

gratuit pour un usage personnel
fait partie du package G Suite pour les entreprises

Google Slides est un outil pour créer des présentations d’aspect professionnel. Comme Google Docs et Google Sheets, il enregistre automatiquement toutes les modifications et permet à de nombreuses personnes de travailler sur le même fichier. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Google Slides pour les réunions avec l’équipe et les clients, et maintenant que tout le monde travaille principalement à distance, il est particulièrement important pour les chefs de projet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Avec Google Slides, les chefs de projet peuvent rendre les appels Zoom ou Skype beaucoup plus informatifs et passionnants, et il faut un instant pour partager l’écran avec tout le support visuel nécessaire. Les arguments soutenus par des graphiques ou des illustrations pertinentes sonnent beaucoup plus convaincants et incitent les spectateurs à poser des questions et à rester engagés. Voici les avantages que Google Slides offre :

• Versions multiples dans un même fichier ;
• Outils de conception avancés ;
• Options de partage de fichiers ;
• Modèles de conception élégants (portfolio, prototypage, étude de cas, wireframes de projet, etc.) ;
• Accès multiplateforme (téléphone, tablette, ordinateur) ;
• Conversion de fichiers (PowerPoint vers Google Slides, et vice versa) ;
• Diffusion sans fil (via Chromecast Hangouts et AirPlay).

gratuit pour un usage personnel
fait partie du package G Suite pour les entreprises

Figma est un éditeur de graphiques vectoriels et un outil de prototypage basé sur le web. Il a été développé principalement pour les designers ; cependant, comme tout autre processus, la création de design nécessite des révisions et des commentaires de toutes les parties impliquées, et les créateurs de Figma en ont tenu compte. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Figma pour peaufiner le travail des designers en supervisant le processus du début à la fin et en s’assurant que les préférences des clients sont clairement comprises. Figma présente un certain nombre d’avantages, tels que :

• Outils de design uniques ;
• Prototypes interactifs compatibles avec les mobiles ;
• Contrôle de version ;
• Exportation de design pratique via un lien ;
• Collaboration en temps réel (co-édition, observation, commentaire) ;
• Plugins ;
• Génération de code pour les propriétés visuelles et l’espacement.

• Gratuit (jusqu’à 2 éditeurs, 3 projets, historique de version de 30 jours, stockage cloud illimité, options de partage restreintes) ;
• Professionnel (projets illimités, historique de version illimité, options de partage étendues) 15 $ par éditeur par mois, gratuit pour les étudiants et les enseignants ;
• Organisation (projets illimités, historique de version illimité, options de partage étendues, sécurité avancée et plugins privés) 45 $ par éditeur par mois.

Balsamiq est un outil pour créer des wireframes d’interface utilisateur à faible fidélité pour les sites web, les applications web et mobiles, ainsi que les logiciels de bureau. Nos chefs de projet utilisent Balsamiq principalement lors de la phase de découverte du projet pour aider les développeurs à estimer la portée et la complexité du travail. Les Redwerkers utilisent également l’outil lors des négociations avec les clients – soit pour visualiser les spécifications des exigences logicielles, soit pour proposer des solutions commerciales alternatives. Balsamiq se distingue par les avantages suivants :

• Outils de design essentiels (composants UI et icônes, symboles réutilisables, glisser-déposer) ;
• Bonne vitesse ;
• Options de partage pratiques (liens web, images, PDF interactifs) ;
• Collaboration facile.

• Balsamiq Cloud (2-200 projets) 9 $-199 $ par mois ;
• Wireframes pour bureau (le prix dépend du nombre d’utilisateurs) 89 $+ ;
• Intégration avec Google Drive, Confluence, Jira (le prix dépend du nombre d’éditeurs).

Mindmeister est un outil de cartographie mentale conçu pour simplifier le processus de brainstorming d’idées, de prise de notes et de planification de projet en général. La cartographie mentale est essentielle aux premiers stades du développement de projet car elle permet aux chefs de projet de conserver toutes les bonnes idées en un seul endroit, de les discuter et de les développer. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent Mindmeister pour esquisser un plan de projet futur, le diviser en blocs distincts et préparer une estimation approximative des ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet. Mindmeister aide à visualiser les corrélations entre les différentes étapes du projet, par exemple, quels experts seront impliqués à chaque étape de développement. Mindmeister est apprécié par les Redwerkers pour les raisons suivantes :

• Cartes mentales visuellement attrayantes et claires ;
• Modèles et designs personnalisés ;
• Options de partage pratiques (liens, partage en masse, intégration Google Drive, cartes Wiki) ;
• Gestion des tâches intégrée (assigner des tâches, définir des échéances, prioriser et envoyer des rappels par e-mail) ;
• Narration à travers la présentation ;
• Diverses pièces jointes multimédias (liens, notes, images, vidéos, icônes).

• Gratuit (jusqu’à 3 cartes mentales, options de collaboration, support par e-mail) ;
• Personnel (cartes mentales illimitées, pièces jointes de fichiers et d’images, exportation PDF et image) 2,49 $ par utilisateur par mois ;
• Pro (cartes mentales illimitées, pièces jointes de fichiers et d’images, options d’exportation étendues, niveau de personnalisation plus élevé) 4,19 $ par utilisateur par mois ;
• Business (tout ce qui est inclus dans Pro + groupes d’utilisateurs, exportations de conformité et sauvegardes, options administratives étendues) 6,29 $ par utilisateur par mois.

Coggle est un outil en ligne pour créer des cartes mentales et des organigrammes. Coggle a des fonctionnalités similaires à celles de Mindmeister ; cependant, nos chefs de projet l’utilisent à des fins différentes. Alors que Mindmeister est idéal pour préparer des demandes d’estimation, Coggle est pratique pour créer des feuilles de route visuellement améliorées pour les clients. Les chefs de projet chez Redwerk abordent chaque projet du point de vue d’un analyste métier. Pour cela, ils ont besoin d’outils puissants pour communiquer leur vision stratégique aux clients en termes clairs. Résoudre un problème complexe devient beaucoup plus facile avec une prise de décision structurée soutenue par des données et des arguments de toutes les parties prenantes. Coggle possède les fonctionnalités utiles suivantes :

• Versions multiples du même fichier ;
• Outils de design couramment utilisés (mise en page, formatage du texte, couleur, style de ligne) ;
• Panneau de messages pour les discussions ;
• Collaboration en temps réel (observation, co-édition, commentaire) ;
• Diverses pièces jointes multimédias (images, icônes, étiquettes, liens) ;
• Options d’exportation multiples (images, PDF, Microsoft Vision, lien).

• Gratuit (3 diagrammes privés, diagrammes publics illimités, options de design limitées, partage limité) ;
• Awesome (diagrammes privés illimités, diagrammes publics illimités, boîte à outils de design étendue, lien partageable) 5 $ par utilisateur par mois ;
• Organisation (tout ce qui est inclus dans Awesome + authentification SAML, espaces de travail personnels, exportation en masse, diagrammes marqués) 8 $ par utilisateur par mois.

Draw.io est un outil basé sur le web pour créer différents types de diagrammes, cartes mentales et wireframes. Nos chefs de projet apprécient cet outil pour sa nature polyvalente : les Redwerkers l’utilisent pour
créer des flux utilisateurs et des flux de travail pour les projets des clients, décrire l’architecture et la logique du système, définir et optimiser les processus de travail internes. Draw.io peut également être utilisé pour esquisser des wireframes de produits, et c’est un instrument universel pour la représentation visuelle de concepts multicouches. Draw.io présente de nombreux avantages :

• Bibliothèques de formes abondantes ;
• Modèles et designs personnalisés ;
• Intégrations (Jira, Confluence) ;
• Importation de diagrammes (Visio, Gliffy) ;
• Nombreuses options d’exportation (Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub, GitLab, Trello, appareil).

• Gratuit (usage personnel sans intégrations ; essai de 30 jours pour les équipes) ;
• Cloud (dépend du nombre d’utilisateurs) 0,55 $ par utilisateur par mois ;
• Serveur (dépend du nombre d’utilisateurs) 10 $-220 $-459 $ pour 10-25-50 utilisateurs par mois ;
• Data Center (dépend du nombre d’utilisateurs) 220 $ pour 550 utilisateurs par mois.

Lightshot est un outil pour prendre et modifier des captures d’écran. Les chefs de projet prennent des captures d’écran tout le temps car ils doivent s’assurer que les exigences sont communiquées clairement. Que vous ayez besoin de signaler un bug, une fonctionnalité intéressante sur le site web d’un concurrent, ou une incohérence dans l’interface utilisateur, il est beaucoup plus facile de joindre une capture d’écran avec des marques rouges dessus que de fournir une longue description du problème. Nos chefs de projet aiment utiliser Lightshot car il est très pratique : en deux clics, vous obtenez une capture d’écran haute résolution et vous pouvez l’annoter instantanément ou mettre en surbrillance la zone problématique. Lightshot possède les fonctionnalités utiles suivantes :

• Sélection rapide d’une zone de capture d’écran ;
• Outils d’édition pour mettre en surbrillance une zone spécifique ou un problème sur la capture d’écran (stylo, ligne, flèche, marqueur, texte, couleur) ;
• Partage sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook, VK, Pinterest) ;
• Recherche d’images similaires sur Google ;
• Utilisation multiplateforme (Windows/Mac, Chrome, Firefox, IE, Opera) ;
• Interface utilisateur simple et intuitive.

Alternatives pour le travail avec les données et les fichiers : Lucidchart, XMind, GitMind, Prezi, Moqups

Communication

La transition vers le travail quotidien à domicile a principalement affecté l’aspect de la communication entre les membres de l’équipe. Les questions qui pouvaient être facilement résolues à l’aide d’une conversation informelle au bureau nécessitent maintenant des messages Slack ou des e-mails bien rédigés. Bien sûr, les discussions sérieuses impliquant plusieurs parties prenantes sont menées à l’aide de conférences téléphoniques. La gestion de projet consiste à savoir comment approcher les gens, valoriser leurs différences et motiver chacun à travailler vers un objectif commun. Le travail à domicile a mis à l’épreuve les compétences logicielles des chefs de projet ; cependant, chez Redwerk, nous restons solides et utilisons des outils de communication efficaces pour nous connecter les uns aux autres et à nos clients, quelles que soient les distances qui nous séparent.

Slack est une plateforme de communication avec un design épuré et des fonctionnalités avancées. Bien qu’elle ne puisse pas entièrement remplacer un client de messagerie électronique, elle rend la communication écrite beaucoup plus confortable car elle offre une catégorisation simple des discussions. Pour se tenir au courant des dernières nouvelles du projet, il suffit aux Redwerkers de trouver le canal nécessaire. En plus des canaux Slack spécifiques au bureau, au projet et au département, nous avons un canal pour tous les employés où chacun peut poser une question, partager un moment joyeux de sa vie, exprimer ses préoccupations ou demander de l’aide. Slack est également apprécié par les chefs de projet chez Redwerk pour son profil utilisateur détaillé ; ce dernier contient des informations sur la position, les heures de travail, le numéro de téléphone, l’e-mail et le pseudonyme Skype de la personne. Chaque fois qu’un chef de projet a besoin de joindre un autre Redwerker, il vérifie simplement le statut de cette personne sur Slack pour voir s’il est approprié de discuter d’un sujet. Voici ce que Slack a à offrir :

• Messages en tête-à-tête ;
• Canaux spécifiques aux projets pour les discussions de groupe ;
• Canaux partagés pour le travail avec les clients ;
• Appels audio et vidéo ;
• Add-ons (Microsoft OneDrive, Gmail, Zoom, Lucidchart, Udemy, et bien d’autres) ;
• Outils d’automatisation des flux de travail (obtention de retours, rappels de soins de santé, approbations de frais de voyage, etc.) ;
• Partage de fichiers ;
• Barre de recherche.

• Gratuit (l’historique est limité à 10 000 messages, 10 intégrations, appels vocaux et vidéo en tête-à-tête) ;
• Standard (historique illimité, intégrations illimitées, appels vocaux et vidéo en groupe, collaboration avec des organisations externes) 6,67 $ par utilisateur par mois ;
• Plus (tout ce qui est inclus dans Standard + gestion des identités et support 24h/24 et 7j/7) 12,50 $ par utilisateur par mois ;
• Enterprise Grid (tout ce qui est inclus dans Plus + options de sécurité avancées, prise en charge jusqu’à 500 000 utilisateurs, assistance de l’équipe de réussite client) tarif personnalisé.

Skype est un outil de télécommunication conçu pour envoyer des messages instantanés, passer des appels téléphoniques et organiser des vidéoconférences. Bien que Skype n’ait plus de monopole absolu dans le domaine des appels vidéo, il suit les dernières tendances technologiques pour donner à l’application la vitesse et une touche moderne nécessaires. Les chefs de projet chez Redwerk utilisent généralement Skype pour des réunions internes, soit pour discuter de problèmes liés aux projets, soit pour organiser des activités de team building. Voici les fonctionnalités principales de Skype :

• Jusqu’à 50 participants ;
• Appels audio, vidéo et téléphoniques ;
• Chat en direct avec des réactions colorées (émoticônes, GIFs, mojis, autocollants) ;
• Partage d’écran ;
• Enregistrement des appels et sous-titres en direct ;
• Multiplateforme (téléphone, tablette, bureau, web, Alexa, Xbox).

Gratuit (sauf pour les appels téléphoniques)

Microsoft Teams est une plateforme de communication vidéo, également connue sous le nom de Skype for Business. Depuis que Microsoft a acquis Skype, il a bâti sur cette base pour développer un outil de visioconférence compétitif pour les entreprises et les grandes organisations. Certains de nos clients utilisent Microsoft Teams comme leur outil de communication principal ; par conséquent, nous avons eu l’occasion de l’essayer, et nous devons admettre que les Redwerkers l’apprécient. Microsoft Teams offre les avantages suivants :

• Jusqu’à 250 participants ;
• Événements en direct avec jusqu’à 10 000 participants ;
• Appels audio, vidéo et téléphoniques ;
• Messagerie instantanée ;
• Outils de collaboration (prise de notes, aide à la planification) ;
• Partage et enregistrement d’écran ;
• Multiplateforme (téléphone, tablette, bureau, Polycom, Yealink, etc.) ;
• Nombreuses intégrations et flux de travail automatisés ;
• Arrière-plans personnalisés.

• Gratuit (10 Go de stockage de fichiers d’équipe, 2 Go de stockage de fichiers personnel ;
• Business Basic (jusqu’à 250 utilisateurs, 1 To de stockage de fichiers par utilisateur ;
• Business Standard ;
• Office.

Zoom est un outil de visioconférence pour un usage personnel et professionnel. Chez Redwerk, nous utilisons Zoom lorsque nous avons besoin de réunir tous les membres de l’équipe de différents départements et bureaux pour célébrer notre anniversaire, un mariage, un anniversaire ou tout autre événement spécial. Nos chefs de projet utilisent Zoom pour communiquer avec les clients : qu’il s’agisse d’un appel vidéo ou audio, Zoom offre suffisamment d’options pour une communication fluide. Zoom a des fonctionnalités similaires à celles de Skype ; cependant, il offre plus de fonctionnalités pour la collaboration interactive. Voici les principaux atouts de l’outil :

• Plus de 100 participants ;
• Appels audio, vidéo et téléphoniques ;
• Messagerie en direct ;
• Partage d’écran ;
• Enregistrement des appels avec des transcriptions consultables ;
• Outils de collaboration intégrés (sondages, Q&R, lever de main virtuel) ;
• Multiplateforme (bureau, mobile, web) ;
• Arrière-plans virtuels ;
• Intégrations (Google Agenda, Google Drive, Salesforce, Marketo).

• Gratuit (jusqu’à 100 participants, 40 minutes pour les réunions de groupe, nombre illimité de sessions) ;
• Pro (jusqu’à 100 participants, durée de réunion de 24 heures, fonctionnalités étendues) 14,99 $ par hôte par mois ;
• Business (jusqu’à 300 participants, durée de réunion de 24 heures, fonctionnalités avancées) 19,99 $ par hôte par mois ;
• Enterprise (jusqu’à 500 participants, durée de réunion de 24 heures, fonctionnalités complètes) tarif personnalisé.

Google Meet est un outil de visioconférence souvent considéré comme une mise à niveau de Google Hangouts car il a été conçu en pensant aux grandes entreprises et offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires pour rationaliser les processus de communication entre les différentes équipes. Chez Redwerk, nous nous adaptons aux préférences de nos clients en matière d’outils de communication. Nous devons savoir que nos clients se sentent à l’aise ; par conséquent, nous utilisons Google Meet à leur demande. De plus, étant des technophiles dans l’âme, nous sommes désireux d’explorer de nouvelles technologies et de tester les fonctionnalités les plus populaires dans un environnement réel. Google Meet offre une gamme de fonctionnalités intéressantes, bien que certaines soient encore en développement :

• Plus de 100 participants ;
• Appels audio, vidéo et téléphoniques ;
• Messagerie en direct ;
• Partage d’écran ;
• Enregistrement des appels ;
• Multiplateforme (bureau, mobile, systèmes tiers – Cisco, Polycom, Sony) ;
• Annulation basée sur l’IA (à venir) ;
• Diffusion en direct intra-domaine (à venir) ;
• Vérification en 2 étapes.

• Gratuit (jusqu’à 100 participants, durée de réunion d’une heure, nombre illimité de réunions) ;
• G Suite Essentials (jusqu’à 150 participants, 300 heures, nombre illimité de réunions, numéros de téléphone pour la composition, sécurité avancée) 10 $ par utilisateur par mois à partir du 1er octobre 2020 ;
• G Suite Enterprise Essentials (jusqu’à 250 participants, 300 heures, nombre illimité de réunions, fonctionnalités avancées, package de sécurité complet) 20 $ par utilisateur par mois à partir du 1er octobre 2020.

WhatsApp est une application de messagerie instantanée qui fonctionne sur iOS, Android, Mac et Windows PC. Elle est plus populaire aux États-Unis et en Europe occidentale qu’en Ukraine ; cependant, nos chefs de projet n’ont aucune difficulté à l’utiliser. WhatsApp est très pratique pour une communication rapide, car la plupart d’entre nous passent beaucoup de temps avec un téléphone à la main. L’aspect positif de cette mauvaise habitude est la capacité de répondre immédiatement à une requête d’un client, ce qui renforce nos relations avec les clients et les partenaires commerciaux. WhatsApp possède ces fonctionnalités intéressantes :

• Jusqu’à 256 personnes dans un chat de groupe ;
• Messagerie en temps réel ;
• Appels audio et vidéo ;
• Partage de fichiers facile ;
• API WhatsApp Business.

WorldtimeBuddy est un site web qui affiche l’heure exacte à l’endroit choisi. En outre, cet outil est utile pour planifier des réunions en ligne et des voyages d’affaires. Nos chefs de projet utilisent cet outil pour choisir la bonne heure pour les réunions avec nos clients internationaux. C’est très pratique car vous pouvez sélectionner une plage horaire libre et voir si l’heure chez le client est appropriée pour un appel ou non. Un autre avantage de WorldtimeBuddy est la possibilité de créer une réunion dans Google Agenda sans quitter le site web. Voici les principales fonctionnalités de l’outil :

• Plus de 20 000 fuseaux horaires et lieux ;
• Organisation des lieux (réorganisation dans la liste, suppression, marquage comme domicile, renommage, regroupement) ;
• Planification (intégrations avec les calendriers des appareils pour créer un événement) ;
• Aides visuelles (option pour mettre en évidence les week-ends, format natif, informations sur le fuseau horaire, avertissements DST, format natif pour chaque lieu) ;
• Multiplateforme (bureau, mobile).

• Gratuit (4 lieux, 1 groupe, calendrier limité, fonctionnalités de l’application mobile limitées, contient des publicités) ;
• Argent (20 lieux, 2 groupes, calendrier illimité, fonctionnalités complètes de l’application mobile, sans publicité) 2,99 $ par utilisateur par mois ;
• Or (lieux illimités, groupes illimités, calendrier illimité, fonctionnalités complètes de l’application mobile, sans publicité) 5,99 $ par utilisateur par mois.

Alternatives pour la communication : BigBlueButton, Mattermost, Discord, GoToMeeting, Whereby

Conclusion

La pandémie de Covid-19 a conduit les entreprises à repenser leurs styles de gestion et à rechercher des moyens de rationaliser les processus de travail à distance. Ne pas imposer de limites aux journées de travail à domicile et maintenir des bureaux à moitié vides sont devenus la « nouvelle norme ». Compte tenu du stress supplémentaire subi par les employés en raison des limites floues entre le travail et les loisirs, il est logique de les équiper de tous les outils nécessaires pour automatiser les tâches répétitives et transmettre les idées efficacement.

Bien que notre guide des outils de gestion de projet ne soit en aucun cas exhaustif, nous espérons que vous y trouverez un outil adapté à vos besoins actuels. Restez forts et menez vos projets à bien avec Redwerk !