Le processus d’embauche est essentiel pour constituer une équipe de travail productive. Chez Redwerk, nous avons expérimenté différents modèles pour attirer les meilleurs talents et appris ce que signifie embaucher intelligemment. Dans cet article, nous souhaitons partager nos pratiques d’embauche et expliquer pourquoi elles fonctionnent si bien pour nous en tant qu’entreprise de développement logiciel.
Qui rechercher ?
Le processus d’embauche commence toujours par la définition d’objectifs : vous devez comprendre clairement qui vous recherchez et décrire les compétences, qualifications et le niveau d’expérience souhaités. Il est essentiel de prendre le temps de travailler sur la description du poste et de la rendre aussi précise que possible afin d’éviter les candidatures de personnes qui ne correspondent pas.
Une étape tout aussi cruciale est la communication continue avec les équipes commerciales, de livraison et de marketing pour identifier rapidement le besoin de spécialistes particuliers. Si cette coopération est optimisée, les recruteurs et les responsables des ressources humaines n’auront aucun mal à répondre à certaines des questions les plus fondamentales en matière d’acquisition de talents, telles que :
- Quel niveau d’ancienneté est requis pour chaque poste spécifique ?
- L’entreprise doit-elle investir dans la formation des juniors ?
- Avez-vous besoin d’une réserve de candidats et de garder vos postes toujours ouverts, ou préférez-vous embaucher des spécialistes à la demande ?
Comment Redwerk procède
Notre objectif est de servir nos clients au plus haut niveau possible, c’est pourquoi nous n’embauchons que des développeurs confirmés et seniors, des QA, des designers UI/UX, des PM, des BA et des ingénieurs DevOps. Nous ne ferons pas perdre de temps à nos clients en formant un professionnel des TIC junior qui peine avec les tâches assignées, car nous comprenons les coûts associés à chaque erreur ou retard.
En ce qui concerne les processus internes, nous n’hésitons pas à embaucher un spécialiste marketing junior, un designer ou un développeur WordPress qui assistera les membres seniors de notre équipe pour certaines tâches liées au site web et à la promotion de la marque. Nous accueillons également des experts ayant une expérience pertinente d’autres secteurs, car les personnes ayant des parcours diversifiés nous aident à générer des solutions plus éclairées et inclusives. L’apport de sang neuf est toujours une bonne idée pour examiner les processus existants sous un nouvel angle, tester de nouvelles pratiques et faire les choses d’une manière alternative, et parfois beaucoup plus productive.
Le processus d’embauche est souvent initié par les chefs de projet. Au fur et à mesure que l’équipe de livraison gagne la confiance de nos clients, nous sommes impliqués dans de plus en plus de projets, et nos chefs de projet comprennent que dans un mois ou deux, nous aurons besoin d’une aide supplémentaire pour respecter les délais. Outre la discussion des exigences du poste et des compétences nécessaires avec les chefs de projet, nos recruteurs recueillent toutes les informations pour tenir compte des spécificités du projet du client et de la culture d’équipe existante lors de la sélection d’un candidat. Il est également nécessaire d’impliquer les bonnes personnes de l’équipe de livraison, qui aideront le recruteur à mener l’entretien et à déterminer si le candidat convient.
Faut-il recruter par approche directe ?
Le recrutement par approche directe (headhunting) a toujours été un sujet brûlant parmi les recruteurs, les spécialistes RH, les cadres dirigeants et toute personne intéressée par l’attraction de professionnels hautement qualifiés aux compétences uniques. Ce n’est certainement pas pour tout le monde : chaque entreprise décide pour elle-même si le jeu en vaut la chandelle. Par exemple, les nouveaux venus sur le marché ou les petites entreprises sans marque RH bien établie peuvent avoir un afflux limité de CV et donc pratiquer une forme d’approche directe, au moins dans sa version légère, pour pourvoir tous leurs postes vacants. Les géants de l’entreprise peuvent également trouver cette pratique utile, surtout s’ils recherchent un dirigeant doté de super-pouvoirs ou s’ils ont besoin d’embaucher un grand nombre d’experts dans un court laps de temps.
Pourquoi l’approche directe n’est pas pour nous
Chez Redwerk, nous sommes arrivés à la conclusion que le recrutement par approche directe n’est pas efficace et, de plus, il n’est pas éthique. Il est déroutant et peut-être même agaçant pour les personnes qui ont déjà un emploi et n’est pas juste envers les autres employeurs. Nous avons essayé à la fois l’approche directe et le recrutement entrant, et nous préférons ce dernier. Désormais, nous travaillons uniquement avec les candidatures entrantes, ce qui nous permet de consacrer moins de temps au recrutement et, en même temps, d’embaucher des personnes déjà motivées à faire partie de notre équipe. Nous choisissons de développer et d’améliorer notre marque RH et d’attirer les candidats en étant un employeur attentionné plutôt qu’un recruteur professionnel par approche directe.
Les candidatures entrantes représentent environ 70 % de notre vivier de talents global. Parfois, nous recherchons des personnes aux spécialisations rares ; pour trouver de tels professionnels, nos recruteurs utilisent LinkedIn, Djinni, les groupes Telegram et des canaux similaires. Ils envoient simplement un message concernant le poste ouvert, sans approche directe. Nous n’envoyons jamais de spam avec plusieurs messages si la personne ne montre aucun intérêt.
Nous avons également décidé de constituer une réserve de candidats parmi ceux qui ont postulé et qui étaient qualifiés pour le poste, mais qui n’ont pas pu commencer à travailler à ce moment-là pour une raison quelconque. Ce système fonctionne bien pour nous : lorsque nous avons besoin d’embaucher un expert des TIC, nous informons tout le monde dans la réserve de la vacance, et il y a toujours quelqu’un qui est ouvert à une nouvelle opportunité.
Les recommandations d’employés sont également très utiles ; nous embauchons de nombreux spécialistes recommandés par nos collègues. Cette approche d’embauche est attrayante pour les deux parties : un candidat a la chance d’en apprendre davantage sur l’entreprise et sa culture auprès d’un ami ou d’une connaissance, tandis que l’employeur peut facilement trouver un spécialiste qualifié dont les valeurs, les intérêts et l’éthique de travail correspondent à ceux des autres membres de l’équipe.
Marque RH : ce qu’il faut pour être un bon employeur
La marque RH ne concerne pas seulement l’attitude positive des employés envers l’entreprise. La construction d’une marque RH attrayante implique de nombreux aspects, tels que les avantages financiers et non matériels, qui créent une atmosphère de soins, de confiance et une culture basée sur le mérite. Bien que le niveau de salaire dans de nombreuses entreprises puisse être le même, les employés accordent beaucoup plus d’importance à l’aspect émotionnel du travail. Voici quelques-uns des avantages les plus populaires que les entreprises ukrainiennes offrent à leurs employés pour rendre leur marque RH compétitive :
- Un bureau confortable et spacieux bien situé
- Promotion des bonnes valeurs (transparence dans tous les processus, culture basée sur le mérite, développement personnel continu, partage des connaissances)
- Horaire flexible et opportunités d’équilibre vie professionnelle-vie privée
- Systèmes de récompense de performance, primes de fidélité et articles promotionnels de la marque
- Remboursement des frais de scolarité : cours d’anglais, rencontres, conférences, littérature professionnelle
- Forfaits bien-être : assurance maladie, abonnement à la salle de sport, temps de vacances suffisant, congés maladie payés
- Restauration : déjeuners gratuits (repas sains inclus), fruits frais, collations illimitées pour la pause-café
- Activités de team building et fêtes d’entreprise inoubliables
- Intégration confortable et efficace : répondre et dépasser les attentes du nouvel employé
- Gestion efficace, automatisation des processus et outils de productivité du travail
- Soutien aux événements caritatifs et aux collectes de fonds initiés par les employés
- Communication optimisée entre les départements
- Technologies : travailler avec une pile technologique moderne et offrir le matériel le plus récent
- Espaces de détente : salles de jeux, de sieste, de massage, de méditation et de yoga
Évidemment, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des avantages que les entreprises peuvent offrir à leurs employés. Lors de l’établissement d’un programme d’avantages sociaux et de primes, chaque employeur devrait tenir compte des besoins immédiats de ses employés et du secteur dans lequel il opère, plutôt que de suivre aveuglément les pratiques tendance.
En parlant de copier les tendances populaires, certaines entreprises considèrent les politiques RH des grandes entreprises étrangères comme la norme absolue pour créer une image de marque attrayante. Cependant, ce qui fonctionne pour un leader de l’industrie aux États-Unis peut être totalement sans pertinence pour une startup ou une scale-up en Ukraine. Par exemple, Netflix promeut sa marque RH en accordant à ses employés du siège une liberté totale en matière d’horaires de travail et de jours de vacances ; cependant, pour une agence de développement logiciel comme Redwerk, qui travaille avec des clients sur la base du modèle Temps et Matériaux, cette approche équivaut à la faillite commerciale. Chez Redwerk, nous devons surveiller de près le temps consacré à l’achèvement d’une tâche particulière pour fournir des estimations de projet précises aux nouveaux clients et compenser équitablement nos employés s’ils travaillent des heures supplémentaires ou inhabituelles avant une publication critique.
Faire les choses à la manière de Redwerk
Chez Redwerk, nous avons une structure organisationnelle horizontale : nous n’avons pas de chefs d’équipe ni de managers intermédiaires qui donnent des ordres. Nous visons à rendre notre communication transparente et rapide ; aucune bureaucratie ni hiérarchie ne doit entraver le partage d’idées et les initiatives créatives. Toutes nos règles et procédures sont bien documentées, et chaque employé peut y accéder facilement. De plus, chaque membre de l’équipe est encouragé à proposer des suggestions sur la manière d’améliorer nos flux de travail et nos procédures RH. Au fil des ans, nous avons défini nos valeurs : être éducatif, impartial, attentionné et écologique est au cœur de tout ce que nous faisons. Accueillant les talents quels que soient leur âge, leur genre et leur race, nous sommes fiers de savoir que les femmes représentent 40 % de notre équipe, et notre plus jeune employé n’a que 19 ans.
Nous avons également développé tout un système d’avantages non salariaux qui font partie intégrante de notre marque RH. Que proposons-nous ?
- Équilibre vie professionnelle-vie privée : nous décourageons les heures supplémentaires et promouvons un repos adéquat le week-end
- Repas sains : petits-déjeuners et déjeuners gratuits au bureau
- Cours d’anglais gratuits et abonnement à la salle de sport pour les employés ayant passé la période d’essai
- Littérature professionnelle gratuite et remboursement de 50 % des frais de scolarité
- Paiements rapides et précis
- Emplacements privilégiés de nos bureaux
- Travail à distance sans limites
- Rencontres mensuelles de développeurs avec des intervenants internes et externes
- Processus d’embauche méticuleusement coordonné pour rendre le parcours du candidat fluide et confortable
- Collecte régulière de commentaires et réponse rapide
Avoir une image de marque d’une entreprise en croissance constante avec une culture d’entreprise centrée sur l’humain nous aide à attirer des candidats ayant une solide éthique de travail et les mêmes valeurs. Les personnes déjà attirées par une marque n’ont pas besoin de beaucoup de motivation externe pour accomplir leurs tâches avec diligence et rester engagées.
Pour accroître la visibilité de notre marque, nous organisons régulièrement des rencontres de développeurs, participons à des événements technologiques de classe mondiale, soutenons des initiatives caritatives, publions les histoires de carrière de nos employés, partageons nos dernières réalisations et récompenses, et promouvons de nouvelles ouvertures via nos canaux de médias sociaux. Tous ces efforts nous aident à nous différencier de nos concurrents et à développer notre marque de manière organique.
Algorithme derrière notre processus de recrutement
Nous suivons plusieurs principes lors du recrutement et du travail avec les personnes. Le principe clé est de traiter les gens comme nous aimerions être traités. Nous nous efforçons toujours d’être amicaux et polis avec les candidats et de leur donner un retour d’information juste après l’entretien ; nous ne voulons pas laisser les candidats frustrés et perdre leur temps.
Comme mentionné précédemment, nous travaillons principalement avec les candidatures entrantes, et tous les CV sont intégrés automatiquement dans notre base de données. Nos recruteurs utilisent un logiciel spécial pour gérer et suivre les candidatures afin de garder tous les CV et interactions avec les candidats bien organisés. De nos jours, il existe de nombreux systèmes de suivi des candidats (ATS) et systèmes d’information des ressources humaines (HRIS) qui aident les recruteurs à optimiser tous les aspects du processus d’embauche. Si certains d’entre eux tiennent leurs promesses, d’autres peuvent être moins efficaces ; par conséquent, le choix d’un tel logiciel nécessite des recherches approfondies, un maximum de retours d’expérience de la part des recruteurs et des responsables RH, ainsi qu’une phase d’essai. En ce qui concerne le processus de sélection, il se résume inévitablement à ces deux scénarios :
- Le candidat ne correspond pas aux exigences : nous envoyons une lettre de refus. Nos recruteurs disposent d’une base de données avec toutes les réponses pour de tels candidats, ils ajustent donc simplement le modèle. Répondre aux candidats est important : cela montre que nous nous soucions d’eux et que nous apprécions leur temps. Avec des modèles pré-écrits, nos recruteurs ont plus de temps pour se concentrer sur d’autres tâches importantes et, en même temps, font savoir aux candidats que nous avons examiné leurs CV. Si nous sommes intéressés par un candidat mais ne pouvons pas accepter sa candidature parce que le poste est déjà pourvu, ou qu’il y a un candidat plus fort. Dans ce cas, nous proposons au candidat d’ajouter son CV à notre réserve de candidats et nous le contacterons dès qu’un poste pertinent sera disponible.
- Le candidat correspond aux exigences : nos recruteurs envoient un e-mail indiquant qu’ils contacteront le candidat sous trois jours. Ce message peut également être un modèle, et en période de forte activité, il est très utile. Après avoir envoyé l’e-mail, nous contactons le candidat via l’un de ces canaux : e-mail, téléphone ou messagerie instantanée.
Entretien de présélection : voyons qui est qui
La deuxième étape du processus d’embauche est un entretien de présélection. Cette étape est essentielle pour valider les compétences clés requises pour le poste. Notre recruteur discute avec le candidat de son expérience antérieure dans un rôle similaire, éclaire les tâches et responsabilités quotidiennes de ce poste, et détermine les attentes salariales ou toute autre préférence. En cas de doute, nous pouvons également organiser un court test d’anglais pour nous assurer que nos employés seront en mesure de comprendre clairement les spécifications, de communiquer facilement avec les spécialistes des équipes de livraison de nos clients, ou de répondre directement à un client si un tel besoin se présente. L’étape de présélection nous permet d’économiser du temps pour les chefs de projet et les spécialistes techniques, car après un tel entretien, le recruteur peut déjà comprendre si le candidat et l’entreprise sont sur la même longueur d’onde.
Entretien technique : est-ce une bonne correspondance ?
Après l’entretien de présélection vient l’entretien technique. Cette partie du processus d’embauche est probablement la plus importante, car elle montre si le candidat peut contribuer à l’équipe. Après l’entretien avec un spécialiste technique, nous pouvons demander au candidat de réaliser un test et un contrôle de son niveau d’anglais. Cette étape comprend également une conversation avec le chef de projet pour discuter des spécificités du projet. C’est le moment idéal pour le candidat de poser toutes ses questions. Ensuite, le recruteur fournit des informations supplémentaires sur notre marque, approfondit nos politiques d’entreprise, notre culture d’entreprise et parle davantage de notre PDG et des membres de l’équipe. Pour cette partie de l’entretien, nous préparons généralement un plan pour ne manquer aucun point crucial. Ce plan est toujours vérifié par nos spécialistes techniques pour s’assurer que toutes les informations fournies sont exactes.
L’heure de l’offre !
Enfin, toutes les séries d’entretiens sont terminées, le candidat est le bon, et il est temps de faire une offre ! Lorsque nous présentons une offre d’emploi, nous passons toujours un coup de téléphone : c’est une excellente occasion de féliciter le candidat, de voir sa réaction en temps réel et de répondre immédiatement à ses questions. Nous demandons également au candidat quand il peut nous donner une réponse officielle, mais nous ne pressons jamais personne.
Une fois l’offre acceptée, le candidat remplit un formulaire avec des questions sur l’équipement supplémentaire dont il pourrait avoir besoin, les outils de productivité du travail ou toute autre souhait et préférence concernant le lieu de travail. Nous demandons également aux nouveaux arrivants de partager leurs passe-temps et des faits insolites à leur sujet afin d’utiliser ces informations lors de leur présentation au reste de l’équipe. De cette manière simple, nous aidons les membres de l’équipe à mieux se connaître et peut-être à nouer des amitiés durables basées sur des intérêts communs. Après cela vient l’intégration ; cependant, c’est une toute nouvelle histoire qui mérite un article séparé.
Conclusion
Nous pouvons fièrement dire que l’investissement dans le développement de notre marque RH a clairement porté ses fruits. Au cours de la dernière année, notre équipe a augmenté de 20 %. Au total, nous avons examiné 2 500 CV entrants tout en maintenant 3 à 5 postes ouverts chaque mois. En optimisant nos processus d’embauche et en les améliorant continuellement, nous nous développons organiquement et attirons uniquement les candidats qui souhaitent déjà travailler avec nous. Nous accordons une grande valeur à chaque membre de notre équipe qui travaille sans relâche pour maintenir notre bonne réputation, à la fois en tant que fournisseur et employeur. Merci les gars, et continuez comme ça !
