« Quand un homme n’a qu’un marteau, tout problème lui ressemble à un clou »,
Dès le début, écartons-nous un peu du sujet principal. Avant de nous plonger dans l’évaluation de la difficulté et de la nécessité de sélectionner et de maintenir les bons outils pour la gestion des connaissances, nous souhaitons établir une petite comparaison.
Selon l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA), le respect de quelques règles de sécurité de base peut prévenir les dangers lors de l’utilisation d’outils à main :
- Utilisez le bon outil pour le travail. Utiliser le mauvais outil peut être dangereux. Utiliser un ciseau comme tournevis ou un tournevis comme ciseau peut faire casser la pointe de l’outil et l’envoyer voler, blessant l’utilisateur ou une autre personne. N’utilisez les outils qu’à leur usage prévu.
- Faites fonctionner les outils conformément aux instructions du fabricant.
Ne vous inquiétez pas. La décision d’inclure ces lignes n’est pas le résultat d’une désorientation causée par un outil à main mal utilisé qui aurait atterri sur la tête de l’écrivain. Relisez les recommandations, mais cette fois, remplacez les outils à main par des outils logiciels. Étonnamment, les règles restent valides.
Tout comme il existe des blessures associées à la mauvaise utilisation des outils à main, de la même manière, les professionnels du logiciel subissent des dommages causés par l’utilisation inappropriée des outils logiciels. D’un autre côté, lorsque ces outils sont correctement appliqués, ils peuvent être d’un immense bénéfice, nous laissant une puissance cérébrale supplémentaire à mieux utiliser.
Que vous soyez novice ou maître, nous allons vous aider à améliorer votre approche de la gestion des flux de travail, en exposant les conséquences d’une sélection d’outils inappropriée.
Erreurs à éviter
La mise en œuvre de solutions efficaces et les plus adaptées pour gérer les équipes peut devenir un obstacle majeur que les entreprises rencontrent sur la voie de l’optimisation des ressources, de l’organisation des processus et de l’augmentation de la productivité. Comme c’est souvent le cas avec les choses difficiles, il y a suffisamment de place pour faire de grosses erreurs.
Une gestion adéquate des flux de travail est l’un des principaux différenciateurs des entreprises qui se démarquent sur le marché. Bien que les outils modernes soient loin d’être à fonction unique, il est judicieux de s’assurer que différentes tâches relèvent de différents outils, conçus pour le travail. Ci-dessous, trois domaines de gestion des flux de travail avec des frontières assez distinctes. Afin de gérer le flux de travail, ceux-ci ne doivent pas être utilisés de manière interchangeable :
- Stockage des données – pour un accès centralisé aux données de l’entreprise ; un centre de connaissances de l’entreprise.
- Communication – chats, e-mails, visioconférences.
- Planification et suivi de l’avancement – pour l’attribution des tâches, leur priorisation et leur suivi.
Cet article couvrira les erreurs typiques dans l’organisation du flux de travail dans un cadre d’entreprise, comme une approche médiocre de la contribution aux wikis d’entreprise ou au partage de données, et établira les règles à suivre et à ne pas suivre lors de l’utilisation des outils de communication.
Stockage des données
« Les systèmes de gestion des connaissances n’échouent pas tant qu’ils ne réalisent pas leur potentiel »,
Il est difficile d’imaginer une entreprise technologique sans un référentiel de connaissances en ligne complet. Les entreprises informatiques se sont approprié un système de stockage de connaissances d’entreprise qui se rapporte soit aux wikis d’entreprise, soit à la famille des bases de connaissances. Décider des avantages de choisir l’un ou l’autre, ou énumérer ce qui les distingue, est un sujet pour un tout autre article. Notre mission ici est différente ; par conséquent, pour transmettre le message sur l’utilisation appropriée des référentiels de connaissances et zoomer sur certaines particularités, nous utiliserons davantage un exemple de wikis d’entreprise.
Nous parions que cela nous est tous arrivé : des données précieuses se retrouvent enfouies dans des applications de chat, des e-mails, ou des discussions informelles (moins avec ces dernières depuis la pandémie), et malgré une recherche approfondie – nous perdons du temps et des efforts à chercher toute information qui n’a pas été sauvegardée dans un endroit approprié. Cet endroit approprié serait un wiki d’entreprise, également appelé wiki interne/d’entreprise/professionnel.
Les wikis internes sont une excellente source pour exploiter les ressources de la foule d’employés afin de produire une base de connaissances qui se développe organiquement. Voici comment cela fonctionne : les employés collaborent et partagent des informations sur une plateforme web donnée pour améliorer les connaissances explicites et tacites d’une entreprise. Les utilisateurs ajoutent, modifient et maintiennent le contenu lié à un sujet donné. En d’autres termes, un wiki se construit lui-même, contrairement aux bases de connaissances, où seuls des auteurs sélectionnés peuvent créer du contenu.
Les wikis internes correctement organisés parviennent à cocher presque toutes les cases des avantages qu’ils apportent à l’entreprise, tels que :
- intégration avancée
- rétention des connaissances (y compris la réduction du risque de facteur humain)
- réduction de l’attrition du personnel
En termes simples, lorsque les connaissances de l’entreprise sont conservées dans un portail de connaissances sophistiqué en croissance organique, l’entreprise bénéficie d’un solide soutien pour sa croissance.
Ayant décidé de la valeur apportée par l’utilisation d’outils appropriés pour la gestion des connaissances d’entreprise, tels que les wikis d’entreprise, il est temps d’énoncer les principes sous-jacents à l’approche appropriée de la gestion des connaissances. Cela inclut :
- priorisation du contenu en sections et sous-sections – nous ne soulignerons jamais assez la valeur du respect d’une hiérarchie stricte et de l’organisation du contenu dans des espaces appropriés (conteneur organisationnel pour les pages wiki).
- interconnexion – en menant à des articles connexes, les hyperliens ajoutent de la profondeur à l’information sans surcharger l’espace.
- optimisation de la recherche – va de soi mais mérite toujours d’être rappelé. Optez toujours pour un logiciel wiki qui permet une recherche sans effort.
Indéniablement, il est crucial de stocker toutes les connaissances pertinentes dans un portail de connaissances bien organisé au lieu de les disperser sur des messagers ou des documents Google. Un échec à intégrer les systèmes de gestion des connaissances dans le processus de travail entraînera le chaos.
« Si seulement HP savait ce que sait HP, nous serions trois fois plus productifs », a dit le célèbre ancien PDG de Hewlett Packard, Lew Platt. Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue, et l’utilisation d’outils appropriés pour la gestion des connaissances stimulera la productivité et la croissance d’une entreprise. Ci-dessous, notre sélection des 5 meilleurs outils de wiki d’entreprise pour un meilleur flux de connaissances internes :
- Version gratuite
- 10 $/20 $ par utilisateur et par mois
- Version uniquement gratuite
- Version gratuite
- 5 $ par utilisateur et par mois
- Version gratuite
- 6,67 $ par utilisateur et par mois
- Pas de version gratuite
- 30 $/50 $ par équipe et par mois
Outils de communication
Astuce de pro : Vous êtes bloqué sur une plateforme de messagerie ? Assurez-vous que vous l’êtes pour de bonnes raisons avant de l’utiliser pour vos listes de courses ou pour noter vos pensées.
Lorsque Slack a été lancé, il a été présenté comme un « tueur d’e-mails ». La réfutation de ce titre n’a pas été une surprise, car, comme toute autre application de chat pour professionnels, il s’agit d’un autre instrument de la boîte à outils de gestion de la communication. Il est crucial de choisir le bon moyen pour ce que vous essayez de transmettre ou de demander. Une vérité simple qui est souvent négligée : aucun des outils de flux de travail ne peut résoudre tous les problèmes à lui seul.
La netiquette des outils de communication repose sur le choix du bon outil pour délivrer un message. Choisissez le plus efficace et le plus attrayant pour vous dans chaque catégorie :
- Gratuit
- Outils texte, voix et vidéo
- Limite de quatre heures par appel
- 50 participants maximum par réunion
- Perd de sa popularité en tant que marque
- Basique : Gratuit
- Pro : 149,90 $ par an
- Business : 199,90 $ par an
- Entreprise : 240 $ par an
- Performance fiable (audio et streaming fiables)
- 100 participants maximum par réunion en plan gratuit et 500 en plan Entreprise
- Cher
- Problèmes de sécurité
- Gratuit
- Fonctionnalités supplémentaires avec un abonnement Office 365 : 5 $/12,50 $ par an
- 10 000 participants maximum par réunion
- Mesures de sécurité robustes
- Les versions payantes incluent les programmes Microsoft
- Paramètres de notification non intuitifs
- Gratuit
- Workspace Essentials : 96 $ par an
- Workspace Enterprise : contactez le service commercial Google pour connaître les prix
- Synchronisation avec d’autres applications Google + Microsoft Office
- Version gratuite avec des réunions illimitées de 60 minutes
- Sous-titrage automatique
- Pas d’enregistrement des réunions dans les plans inférieurs
- Accès restreint pour les utilisateurs non G Suite
- Pro : 90 $ par utilisateur et par an
- Business+ : 170 $ par utilisateur et par an
- Enterprise Gold : contactez le service commercial Slack pour connaître les prix
- Interface utilisateur rapide et conviviale
- Canaux
- Options de personnalisation limitées
- Les alertes de bureau ne se déclenchent pas toujours
- Gratuit
- Espace illimité, possibilité de partager un fichier jusqu’à 2 Go
- Communauté dynamique
- La récupération de compte peut être problématique
- Application non Open Source
- Gratuit
- Fonctionnalité WhatsApp Stories
- Support des filtres
- A connu une faille majeure
- Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les messages envoyés
- Cloud Professional
- 10 $ par utilisateur et par mois
- Cloud Enterprise : contactez le service commercial Mattermost pour connaître les prix
- Auto-hébergé : Gratuit
- Enterprise E10 : 3,25 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise E20 :
- 8,50 $ par utilisateur et par mois
- Open-source et auto-hébergeable
- Support multi-plateforme
- Fonctionnalité d’appels audio/vidéo absente
- La personnalisation pourrait être meilleure, avec plus d’options, telles que le thème, la disposition et les notifications
- Frais annuels : 39 $
- Abonnement à vie : 79 $
- Frais annuels pour le plan Business : 59 $
- Interface complète
- Intégrations tierces
- Abonnement à vie
- Pas de fonction de filtre
- Aucune version gratuite disponible
- Gratuit
- Gratuit et open source
- Chiffrement de bout en bout
- Gonflé et parfois lent
- Le service de support est parfois insuffisant
- Essai gratuit
- Microsoft Outlook Premium autonome : à partir de 19,95 $ par an
- Intégration pratique avec d’autres produits Microsoft
- Fonctionnalité complète
- L’expérience utilisateur n’est pas aussi intuitive qu’avec d’autres clients de messagerie
- Réponse lente
- Personnel : Gratuit
- Professionnel : À partir de 72 $ par an
- Intégration Google
- Gestion du spam
- Intégration Google (publicité ciblée)
- Limitations de recherche
Nous ne pouvons nier l’importance des applications de chat et de visiophonie pour réduire le volume d’e-mails individuels au sein d’une entreprise. Les boîtes de réception d’e-mails sont souvent confuses, tandis que les applications de chat professionnelles donnent à leurs utilisateurs la confiance de voir uniquement les messages des personnes avec lesquelles ils travaillent. Cela signifie-t-il que nous devrions travailler à remplacer les e-mails par des chats et des appels ? Absolument pas. De nos jours, nous disposons d’une multitude d’outils de communication, et il est dans notre meilleur intérêt de nous assurer que nous choisissons le meilleur à chaque fois que nous avons besoin de transmettre notre message.
Planification et suivi de l’avancement
Choisir le bon outil pour suivre le développement des tâches a un impact fondamental sur le succès de tout projet et sa livraison dans les délais. La seule question est de savoir comment en choisir un parmi l’abondance de logiciels. Nous nous occupons de cela. Vous trouverez une liste des meilleurs outils de suivi de l’avancement et de planification, sélectionnés avec soin par les chefs de projet de Redwerk.
NB : En parcourant les inconvénients des outils, rappelez-vous qu’il est parfois plus judicieux de choisir un outil d’une autre boîte à outils, comme avec le partage de fichiers volumineux.
- Version gratuite
- Standard – 7 $ par utilisateur/mois
- Premium – 14 $ par utilisateur/mois
- Facilement personnalisable et configurable
- Support d’intégration
- Rapport horaire pratique
- Pas de section d’automatisation
- Téléchargement de fichiers limité
- Terminologie confuse pour un utilisateur novice
- Version gratuite
- Business class 12,50 $ par utilisateur/mois
- Enterprise 20,83 $ par utilisateur/mois
- Transparence et responsabilité
- Convivialité
- Système de filtrage avancé
- L’application mobile nécessite une amélioration
- Difficile de gérer de grands projets
- Support client
- Version gratuite
- Calculateur de prix
- Utilisabilité – excellente interface utilisateur
- Tableaux de bord visuellement attrayants
- Gestion des dépôts
- Système de prix
- Structure de permissions rationalisée
- Difficile de développer des flux de travail complexes
- Version gratuite
- Plus 12 $ par utilisateur/mois
- Pro 24 $ par utilisateur/mois
- Frais personnalisés pour les entreprises
- Processus facile de liaison des données
- Interface utilisateur intuitive
- Connexion directe des formulaires à la base de données
- Le trafic d’analyse n’est pas automatisé
- La version gratuite est plutôt limitée
- Plus de modèles sont nécessaires pour s’adapter à n’importe quel projet
- Version gratuite
- Premium 8 $ par utilisateur/mois
- Pro 12 $ par utilisateur/mois
- Frais personnalisés pour les entreprises
- La planification est simple et intuitive
- Fonction de fusion des calendriers
- Planification et reprogrammation automatisées
- Absence de kit de marque/d’actifs
- Interface utilisateur confuse
- Le modèle Freemium est vraiment limité
Conclusion
Avec divers outils de gestion des connaissances et des tâches, ainsi que de communication professionnelle à notre disposition, la lutte devient réelle. Vous avez un gros fichier à partager ? Assurez-vous d’utiliser Google Drive au lieu de le télécharger sur Jira. Vous avez une information précieuse ? Ne la laissez pas simplement dans un document Google Docs aléatoire, mais placez-la dans un espace approprié sur Confluence. Tous les problèmes de travail ne nécessitent pas d’être résolus via des appels vidéo – parfois, un e-mail ou un message de chat est une bien meilleure solution. Tous les outils doivent être considérés pour ce pour quoi ils ont été conçus et utilisés pour leur usage prévu. Pour votre commodité, nous avons rassemblé un tableau des erreurs les plus courantes dans l’utilisation des logiciels de flux de travail :
- Suivi des tâches et des bugs
- Stockage de fichiers volumineux
- Google Drive,
- Dropbox,
- Nextcloud,
- OneDrive
- Stockage de fichiers, collaboration cloud
- Documentation des procédures qui nécessite une structure cohérente
- Wikis d’entreprise (par ex. Confluence),
- Bases de connaissances (par ex. ZenDesk)
- Collaboration sur des documents texte
- Rétention des connaissances
- Wikis d’entreprise (par ex. Confluence),
- Bases de connaissances (par ex. ZenDesk)
- Rétention de connaissances bien structurée
- Stockage de documents
- Google Docs,
- Google Drive
- Questions rapides
- Mises à jour de statut
- Organisation d’appels vidéo
- Partage de nouvelles procédures ou instructions
- Partage de nouvelles procédures ou instructions pour enregistrement
- Applications de chat vidéo / E-mail
- Suivis
- Obtenir des informations complexes
- Partage de pièces jointes de taille moyenne
- Message compliqué et/ou long
- Partage de fichiers volumineux
- Informations urgentes
- Google Drive
- Dropbox,
- Nextcloud,
- OneDrive
- Applications de chat vidéo / Applications de chat
- Obtenir des informations complexes
- Partage de nouvelles procédures ou instructions
- Substitution des réunions en face à face
- Partage de mises à jour de routine
- Google Drive
Une organisation rigoureuse est ce qui rend un flux de travail d’entreprise fluide et ajusté, entraînant toutes sortes d’autres avantages à long terme. Mais pour obtenir un ajustement impeccable de chaque détail, vous aurez besoin de moyens de gestion numérique suffisants. Pour un aperçu des meilleurs outils pour organiser le travail à distance, lisez notre article de blog.
Les logiciels de flux de travail sont tous utilisés de différentes manières, mais ils ont tous le même objectif final anticipé : rendre vos flux de travail aussi efficaces que possible. Les outils doivent être utilisés (lorsque cela est approprié) et non pas abusés en combinant plusieurs fonctionnalités logicielles pour améliorer le travail d’équipe. Il est crucial de choisir le bon véhicule pour aller du point A au point B aussi facilement et rapidement que possible.
Nous espérons que vous repartirez de cet article avec des éclaircissements qui vous aideront à gérer les connaissances, à partager des données et à communiquer comme un professionnel dans un environnement professionnel.
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